Otomasyonlar

Bir çağrıdan sonra aynı küçük işler tekrar tekrar karşınıza çıkar. Biri arar ama kimse açamaz; ona geri dönmek için mesaj atmak istersiniz. Asistan bir randevu oluşturur; bunu takvime eklemek istersiniz. Otomasyonlar bu küçük, tekrar eden işleri sizin yerinize yapar — sessizce, arka planda, her seferinde. Kuralı bir kez kurarsınız, gerisi kendiliğinden halledilir.

Fikir çok basit: "bu olunca şunu yap." Hiçbir teknik bilgi gerekmez — mesaj atabiliyorsanız, bir otomasyon kurabilirsiniz.

Ne yapacaksınız

Uygulamadaki Otomasyon alanını bulacak, tepki verebileceğiniz gerçek çağrı anlarını öğrenecek ve ilk kuralınızı kuracaksınız — örneğin, bir çağrı kaçırıldığında arayana sıcak bir mesaj gönder.

Bir bakışta

Basit fikir: "bu olunca şunu yap"

Bir otomasyon, sade kelimelerle yazdığınız bir kuraldır. İki parçası vardır:

• Bu olunca — örneğin, bir çağrı kaçırıldığında.
• Şunu yap — örneğin, arayana bir mesaj gönder.

Tüm fikir bundan ibaret. Anı siz seçersiniz, sonra ne olması gerektiğini siz seçersiniz. Calleague bunu sizin yerinize yapar, her seferinde aynı şekilde — böylece hatırlamak zorunda kalmazsınız.

Tepki verebileceğiniz gerçek anlar

Bir otomasyonun "bu olunca" kısmı neredeyse her zaman bir çağrıda gerçekleşen bir şeydir — ve bu anları zaten uygulamanızda görebilirsiniz. İşte en yaygın iki tanesi.

Kaçan bir çağrı

Menüden Aramalar alanını açın; her çağrıyı bir Durum ile birlikte görürsünüz. Kaçırıldı olarak işaretlenmiş bir çağrı, tepki verebileceğiniz bir andır — örneğin arayana geri mesaj atarak.

Her arayanı, çağrıyı hangi asistanın yanıtladığını, saati ve renkli bir durumu içeren ① çağrı listesini görürsünüz: Canlı (şu anda gerçekleşiyor), Bitti (tamamlandı) veya Kaçırıldı (kimseye ulaşılamadı). Kırmızı Kaçırıldı etiketi, bir "kaçan çağrı" otomasyonunun beklediği andır.

Bir randevu oluşturuldu

Bir çağrı bittiğinde Calleague ne olduğunu okur ve Sonuç olarak kaydeder. Detayını açmak için herhangi bir çağrıya tıklayın.

① dökümünü (kimin ne dediğini, Arayan ve Asistan), oynatabileceğiniz ② kaydı ve sağda ③ Özet ile birlikte Randevu veya Çözüldü gibi etiketleri içeren Sonuç kısmını görürsünüz. Yeşil Randevu etiketi, bir "yeni randevu" otomasyonunun beklediği andır — böylece o randevuyu takviminize ekleyebilir.

Tetikleyiciler: "bu olunca"

Tetikleyici, otomasyonunuzu başlatan andır. Yalnızca istediğinize uyan durumu seçin.

Eylemler: "şunu yap"

Eylem, tetikleyici devreye girdikten sonra ne olacağıdır. Bir tane seçebilir ya da birkaçını arka arkaya dizebilirsiniz.

Sık kullanılan tarifler

İşte insanların en sık kurduğu kurallar. Olduğu gibi kullanın ya da işinize uyacak şekilde sözcükleri değiştirin.

Kaçan bir çağrıdan sonra mesaj gönder

Kimse kaçan bir çağrının havada kalmasını istemez. Bir çağrı Kaçırıldı olarak işaretlendiği anda arayana sıcak bir mesaj gider: "Sizi kaçırdığımız için üzgünüz! Buradan yanıtlayın ya da istediğiniz zaman tekrar arayın, memnuniyetle yardımcı oluruz." Müşteriyi kaybetmek yerine kapıyı açık tutar.

Bir randevudan sonra takvime ekle

Bir çağrı Randevu sonucuyla bittiğinde, bu kural randevuyu müşterinin adı ve saatiyle doğrudan takviminize ekler — kimsenin elle yazmasına gerek kalmadan gününüz düzenli kalır.

Bir çağrıdan sonra kaydet ve ekibe haber ver

Bir çağrı bittiğinde, bu kural görüşmeyi ve özetini müşteri kayıtlarınıza kaydeder, sonra doğru kişiye bir bildirim gönderir: "Ayşe'den teslimatla ilgili yeni bir çağrı geldi — fırsat bulunca bir bakar mısın?" Hiçbir şey unutulmaz ve doğru kişi her zaman haberdar olur.

Mesai dışında nazikçe yanıtla ve kaydet

Biri kapalıyken aradığında, bu kural sıcak bir not gönderir — "Aradığınız için teşekkürler! Şu an kapalıyız ama ilk iş yarın size döneceğiz." — ve çağrıyı kaydeder, böylece sabah sizi bekler olur.

Nazik bir sabah özeti

Belirli bir zamanda, her sabah kendinize ya da ekibinize dünkü çağrıların kısa bir özetini gönderin, böylece herkes güne ne geldiğini bilerek başlasın.

İlk otomasyonunuzu kurun

Otomasyonları doğrudan uygulamada kurarsınız — özel bir beceri gerekmez. En popüler olanı, "bir çağrı kaçırıldığında mesaj gönder" kuralını birlikte kuralım.

Ayarlayabileceğiniz seçenekler

Bir kural kurarken birkaç dostane seçenek, davranışını tam olarak nasıl istiyorsanız öyle şekillendirmenizi sağlar.

Otomasyonlarınızı izlemek

Bir otomasyonun yaptığı her şey sizin için kaydedilir, böylece asla karanlıkta kalmazsınız.

• Çalışan her şeyin bir listesini ve tam olarak ne zaman çalıştığını görün.
• Her birinin başarıyla tamamlandığını kontrol edin.
• Herhangi bir çalıştırmayı açarak detayları görün — onu neyin tetiklediğini ve ne yaptığını.
• Planlandığı gibi gitmeyen bir şeyi fark edin ve kuralı birkaç tıklamayla düzeltin.

Gerçek hayattan senaryolar

Bir diş kliniği

Klinik iki kural kurar. Birincisi, bir randevu oluşturulduğunda (Randevu), takvime ekle ve hastaya tarih ve saatle birlikte bir onay mesajı gönder. İkincisi, bir çağrı kaçırıldığında (Kaçırıldı), hastayı tekrar aramaya davet eden nazik bir mesaj gönder. Resepsiyon artık randevuları elle kopyalamaz ve hastalar nadiren gözden kaçar.

Küçük bir dükkân

Dükkân sahibi, fazladan iş yapmadan müşterilere yakın kalmak ister. Bir kural kurar: bir çağrı bittiğinde, çağrı ve kısa bir özet müşteri listesine kaydedilir ve arayan bir siparişten söz ettiyse telefonuna bir not düşer. Her akşam, belirli bir zamanda çalışan bir kural ona günün çağrılarının tek satırlık bir özetini gönderir.

Yoğun bir hizmet işletmesi

Bir tesisat firması şu kuralı kurar: bir geri arama istendiğinde, birinin hızlıca geri dönebilmesi için nöbetçi ekibe hemen haber ver. İkinci bir eylem eklerler: isteği arayanın numarasıyla kaydet, böylece herkesin eli dolu olsa bile hiçbir şey kaybolmaz.

Birkaç dostane ipucu

• Küçük başlayın. Önce tek bir basit kural kurun, bir gün çalışmasını izleyin, sonra daha fazlasını ekleyin.
• Mesajları sıcak tutun. Geri dönüşleri tıpkı bir müşteriye konuşur gibi yazın.
• Düzeni korumak için koşulları kullanın. Yalnızca kaçan çağrılarda ya da yalnızca mesai dışında çalışan bir kural, işleri konuyla ilgili tutar.
• Ara sıra gözden geçirin. İşiniz değiştikçe otomasyonlarınız da onunla birlikte değişebilir.

Bir şey farklı görünüyorsa

Sık sorulan sorular

Sonraki adımlar

Yardıma mı ihtiyacınız var? İstediğiniz zaman info@arpanet.com.tr adresine yazın — yardımcı olmaktan mutluluk duyarız.